Ladekosten pro Mitarbeiter lassen sich auf zwei Wegen ermitteln: durch eine Schätzung aus Ladedauer, Ladeleistung und Strompreis oder durch eine Messung je Ladevorgang über die Wallbox oder einen Zähler. Die Schätzung braucht keine zusätzliche Hardware und genügt für interne Kostenverteilung und Budgetplanung. Eine Messung brauchen Sie, sobald Sie kWh-genau erstatten, weiterberechnen oder nachweisen müssen. Welcher Weg passt, entscheidet also der Zweck, nicht die Technik.
Wofür brauchen Sie die Zahl?
Bevor Sie über Zähler und Formeln nachdenken, klären Sie, was mit dem Ergebnis passieren soll. Davon hängt ab, wie genau es sein muss:
- Budget und Überblick: Was kostet uns das Laden im Monat, und wie entwickelt es sich? Eine Schätzung reicht.
- Interne Kostenverteilung: Kostenstellen, Abteilungen oder Mieterfirmen im selben Gebäude tragen ihren Anteil. Eine nachvollziehbare Schätzung reicht meist, wenn alle Beteiligten die Methode kennen.
- Steuerliche Dokumentation: Ob vom Arbeitgeber bezahlter Ladestrom steuerfrei ist oder als Sachbezug gilt, regelt jedes Land anders. Was Sie dokumentieren müssen, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung. Für Deutschland haben wir das im Leitfaden zum geldwerten Vorteil beim Ladestrom zusammengefasst.
- Erstattung oder Weiterberechnung: Sobald Geld kWh-genau zwischen Personen oder Firmen fließt, brauchen Sie gemessene Werte. Für die Abrechnung nach kWh gegenüber Dritten gelten in vielen Ländern zusätzlich messrechtliche Vorgaben, in Deutschland etwa das Eichrecht.
Methode 1: Schätzen
Die Schätzung rechnet aus, wie viel Energie ein Ladevorgang ungefähr gebraucht hat, und multipliziert sie mit Ihrem Strompreis:
- Energie (kWh) ≈ Ladedauer (h) × Ladeleistung des Ladepunkts (kW) × Ausnutzungsfaktor
- Kosten = Energie (kWh) × Strompreis je kWh
Ein Beispiel: Ein Fahrzeug steht drei Stunden an einer 11-kW-Wallbox. Bei einem Ausnutzungsfaktor von 0,7 ergibt das rund 23 kWh. Bei einem Strompreis von 0,30 € je kWh sind das knapp 7 € für diesen Ladevorgang.
Drei Annahmen entscheiden über die Qualität der Schätzung:
- Die tatsächliche Dauer: Rechnen Sie mit der Zeit, in der das Fahrzeug wirklich am Ladepunkt war, nicht mit dem gebuchten Zeitfenster. Wer früher fertig war oder gar nicht kam, darf nicht mit dem vollen Zeitfenster in die Rechnung eingehen.
- Der Ausnutzungsfaktor: Fahrzeuge ziehen selten die volle Leistung über die ganze Zeit. Manche Bordlader nehmen weniger auf, als die Wallbox liefern könnte, und kurz vor vollem Akku sinkt die Ladeleistung. Der Faktor bildet das pauschal ab. Legen Sie ihn fest, dokumentieren Sie ihn, und prüfen Sie ihn, sobald Sie einzelne Messwerte haben.
- Der Strompreis: Verwenden Sie einen festen, dokumentierten Preis je kWh, zum Beispiel aus Ihrem Stromvertrag, und kennzeichnen Sie, ob er netto oder brutto ist.
Die Stärke der Schätzung: Sie funktioniert sofort, mit jeder Wallbox und ohne Installation. Ihre Grenze: Sie bleibt eine Schätzung und sollte überall so gekennzeichnet sein. Für eine kWh-genaue Abrechnung taugt sie nicht.
Methode 2: Messen
Bei der Messung kommt die Energiemenge je Ladevorgang aus einem Zähler. Dafür gibt es drei übliche Wege:
- Wallbox mit integriertem Zähler und Nutzererkennung: Die Wallbox erfasst die kWh je Ladevorgang und ordnet sie über RFID-Karte oder App einer Person zu. Die Daten liegen in der Cloud des Herstellers oder in einem Lade-Backend.
- Messwerte über OCPP: Wallboxen mit OCPP melden Zählerstände an ein Backend, das sie Ladevorgängen zuordnet.
- Zwischenzähler je Ladepunkt: Er misst den Verbrauch des Ladepunkts insgesamt. Eine Zuordnung zu Personen entsteht erst, wenn Sie die Zählerstände mit den Zeiten der Ladevorgänge zusammenführen.
Die Stärke der Messung: echte Werte statt Annahmen. Ihre Grenzen: Hardware, Einrichtung und gegebenenfalls laufende Kosten für die Anbindung, außerdem die messrechtlichen Anforderungen, wenn Sie kWh-genau gegenüber Dritten abrechnen.
Schätzung und Messung im Vergleich
| Schätzung | Messung | |
|---|---|---|
| Hardware | Keine zusätzliche | Wallbox mit Zähler, OCPP-Anbindung oder Zwischenzähler |
| Aufwand | Gering: Preis und Faktor festlegen | Einrichtung, Zuordnung, Pflege |
| Genauigkeit | Plausibel, je nach Annahmen | Genau je Ladevorgang |
| Geeignet für | Budget, Überblick, interne Kostenverteilung | Erstattung, Weiterberechnung, Nachweise |
| Wichtig | Überall als Schätzung kennzeichnen | Messrechtliche Vorgaben bei Abrechnung prüfen |
Beide Wege schließen sich nicht aus. Ein guter Weg: Beginnen Sie mit der Schätzung, und nutzen Sie Messwerte überall dort, wo sie vorliegen. Jede Zeile sollte dann zeigen, ob der Wert gemessen oder geschätzt ist.
In fünf Schritten zur Kostenübersicht
- Zweck klären: Überblick, Kostenverteilung, Nachweis oder Abrechnung?
- Datengrundlage schaffen: Für jede Methode brauchen Sie zuerst die Antwort auf die Frage, wer wann wie lange an welchem Ladepunkt war.
- Methode und Annahmen festlegen: Strompreis, Ausnutzungsfaktor und Zuordnung zu Kostenstellen schriftlich festhalten.
- Monatlich auswerten: nach Person, Standort oder Kostenstelle, je nach Zweck.
- Regel kommunizieren: Wer lädt, sollte wissen, ob und wie Ladevorgänge ausgewertet werden. Gehört das Thema in Ihre Laderegel, hilft unser Leitfaden zur betrieblichen Laderichtlinie.
Woher die Daten kommen
Für Schritt 2 braucht es kein eigenes Projekt, wenn Ladepunkte ohnehin gebucht werden. ChargeSlot speichert zu jeder Buchung, wer welchen Ladepunkt für welche Zeit gebucht hat und wann die Buchung tatsächlich endete, auch bei freigegebenen und früher beendeten Buchungen. Das ist die Datengrundlage, auf der sich eine Schätzung aufbauen lässt.
Häufige Fragen
Reicht eine Schätzung für das Finanzamt?
Das hängt vom Land und vom Zweck ab. Für steuerliche Fragen ist Ihre Steuerberatung die richtige Adresse. Für interne Kostenverteilung reicht eine dokumentierte Schätzung in der Regel aus.
Welchen Strompreis sollten wir ansetzen?
Einen festen, dokumentierten Preis je kWh, etwa den Arbeitspreis aus Ihrem Stromvertrag, und dazu die Angabe, ob netto oder brutto. Wichtig ist, dass alle Auswertungen mit demselben Preis rechnen, bis Sie ihn bewusst ändern.
Und was ist mit dem Laden zu Hause?
Das ist ein eigenes Thema mit eigenen Regeln. Für Dienstwagen in Deutschland lesen Sie dazu unseren Leitfaden Dienstwagen zu Hause laden.